Онлайн-спілкування – ділове листування

Якщо ви надсилаєте повідомлення або електронного листа, пов’язане з якимись бізнесовими питаннями, будьте професійні. Уникайте смайликів, кольорових шрифтів або неінформативних картинок. Лист повинен містити стримане вітання, а потім без зайвих передмов описувати суть питання. В кінці не забувайте підписуватися. Якщо мова йде про е-мейл, підпис повинен бути повним, відповідно до канонів ділового листування.

Пишіть коротко, але не різко

Ділове листування передбачає стислість, але не уривчастість. Спілкуйтеся зі співрозмовником повними реченнями. Односкладові відповіді можуть бути сприйняті як грубість або різкість.

Втім, тут все залежить від вашого індивідуального стилю спілкування. Якщо ви спілкуєтеся з кимось, хто вас добре знає, короткі відповіді навряд чи будуть сприйняті неправильно.

Відповідайте швидко

У бізнесі швидкість може мати величезне значення. Тому, якщо ви отримуєте діловий електронний лист, намагайтеся відповісти на нього протягом того ж робочого дня. Відповідайте навіть у тому випадку, якщо не маєте відповіді на поставлені у листі питання. Краще прямо повідомити в листі, що коректну відповідь буде надано пізніше, ніж просто тягнути час. У співрозмовника не повинно скластися враження, що ви його ігноруєте.

Будьте обережні з функцією «Відповісти всім»

Поважайте приватність співрозмовника при використанні функції «Reply All». Пам’ятайте, що при масовому розсиланні відповіді інформація з оригінального листа може стати доступна людям, яким вона не призначена. Якщо ви хочете відповісти комусь конкретному, обов’язково перевіряйте список адрес. А ще краще – створіть новий лист.

Не надсилайте файли без дозволу

У багатьох компаніях політика безпеки забороняє користувачам відкривати листи, що містять вкладення. Якщо ви напишете співрозмовнику з прикріпленим до листа файлом, ваше повідомлення може назавжди залишитися непрочитаним. Тому попередньо питайте співрозмовника, як йому буде зручно отримати той чи інший файл. Можливо, замість вкладення буде доречніше скористатися хмарним сховищем.

Не розсилайте небажану рекламу

Те, що ваша компанія веде справи з  різними бізнес-партнерами, ще не означає, що ці партнери хочуть отримувати від вас листи з рекламою продукції. Діловий партнер – це не звичайний клієнт. Враховуйте, що він може отримувати десятки важливих повідомлень в день, а тому краще не захаращувати його поштову скриньку неінформативним спамом. Якщо бізнес-партнер захоче отримувати вашу рекламну розсилку, він підпишеться на неї як звичайний користувач.

Грамотно користуйтеся функцією прихованої копії

Якщо ви хочете відправити однакове повідомлення групі людей, але при цьому не хочете ділитися списком контактів, вписуйте їх адреси в поле прихованої копії. При цьому основний адресат не дізнається про інших адресатів.

Не потрібно жартувати і використовувати жаргон

Якщо ви не хочете, щоб вас вважали непрофесіоналом, ретельно вибирайте вирази. Не використовуйте жаргонізми і лайки. З жартами також потрібно бути дуже обережним.

Використовуйте автовідповідач

Звичайно, ваш діловий партнер не чекає, що йому будуть відповідати 24 години на добу/ 7 днів на тиждень. Проте, якщо ви дійсно довго не матимете доступу до комп’ютеру, запрограмуйте автовідповідач так, щоб він повідомляв людей про терміни вашого повернення.